I. Términos y Condiciones de Uso
Bienvenido a AzSoft. Estos Términos rigen el uso de nuestra plataforma de CRM Educativo, incluyendo sus servicios de integración con Campus Virtuales (LMS). Al acceder o utilizar nuestro Servicio, usted acepta cumplir y estar sujeto a este documento.
1 Definiciones Clave
Servicio: La plataforma de CRM Educativo proporcionada por AzSoft, incluyendo todas sus funcionalidades, APIs e integraciones.
Cliente/Usted: La institución educativa que contrata y utiliza el Servicio mediante un acuerdo válido.
Datos del Cliente: Toda la información cargada, creada o sincronizada por el Cliente a través del Servicio, incluyendo Datos Estudiantiles, de Cursos y de Administración.
Datos Estudiantiles: Información personal o académica de los estudiantes alojada en el LMS del Cliente y sincronizada con el Servicio.
LMS (Learning Management System): Sistema de gestión de aprendizaje o Campus Virtual del Cliente (ej. Moodle, Canvas).
2 Contratación del Servicio
2.1. Acuerdo & Modificaciones: La contratación se formaliza mediante Contrato firmado o activación de Plan a través de la plataforma. AzSoft se reserva el derecho de modificar estos Términos con 30 días de anticipación, notificando al Cliente por correo electrónico registrado o aviso en la plataforma.
2.2. Aceptación de Modificaciones: El uso continuado del Servicio después de la notificación constituye aceptación de los nuevos términos. Si no está de acuerdo, puede cancelar el servicio antes de que entren en vigor.
2.3. Programa Beta y Co-Creación: Si el Cliente participa en la fase Beta del Servicio, reconoce y acepta que el Servicio puede contener errores, funcionalidades incompletas o en desarrollo. El Cliente se compromete a proporcionar retroalimentación (feedback) activa y constructiva para la mejora del Servicio, entendiendo que esta colaboración es parte fundamental del valor del programa Beta.
3 Licencia de Uso
AzSoft otorga al Cliente una licencia no exclusiva, no transferible y limitada para acceder y utilizar el Servicio durante el período de la suscripción activa, estrictamente para las operaciones internas del Cliente.
Importante: La licencia está sujeta a los límites de usuarios, almacenamiento y funcionalidades definidos en el Plan contratado. No está permitido sublicenciar, revender o distribuir el Servicio a terceros.
4 Propiedad Intelectual & Datos
4.1. Propiedad de AzSoft: AzSoft retiene todos los derechos de propiedad intelectual sobre el software, código fuente, diseño, marcas, metodologías, algoritmos y documentación del Servicio.
4.2. Propiedad del Cliente (Datos): El Cliente retiene el 100% de la propiedad y control sobre todos los Datos del Cliente, incluyendo los Datos Estudiantiles. AzSoft actúa únicamente como procesador de datos bajo las instrucciones del Cliente.
4.3. Datos Agregados y Anonimizados: El Cliente acepta que AzSoft pueda agregar y anonimizar los Datos del Cliente (eliminando toda información de identificación personal) para fines estadísticos, de análisis de mercado, mejora del Servicio y desarrollo de nuevas funcionalidades, sin que esto constituya una violación de la privacidad.
4.4. Portabilidad de Datos: El Cliente tiene derecho a exportar sus datos en formato estándar (JSON, CSV) en cualquier momento durante la vigencia del servicio.
5 Obligaciones del Cliente
5.1. Cumplimiento Legal de Datos: El Cliente es responsable de la legalidad, exactitud y precisión de los Datos Estudiantiles, incluyendo la obtención de cualquier consentimiento requerido bajo la Ley N° 8968 de Protección de Datos en Costa Rica o legislación aplicable en su jurisdicción.
5.2. Uso Apropiado: El Servicio debe usarse exclusivamente para la gestión, retención estudiantil y mejora de la experiencia educativa. Está estrictamente prohibido descompilar, realizar ingeniería inversa, modificar o intentar acceder de manera no autorizada al Servicio.
5.3. Seguridad de Acceso: El Cliente es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso, contraseñas y claves API. Debe notificar inmediatamente cualquier acceso no autorizado.
5.4. Uso de Recursos: El Cliente se compromete a no realizar actividades que sobrecarguen la infraestructura o degraden el rendimiento del Servicio para otros usuarios.
6. Limitación de Responsabilidad (Cláusula Crítica)
AzSoft proporciona el Servicio "tal cual" (as-is) y "según disponibilidad". Si bien hacemos nuestros mejores esfuerzos para garantizar la disponibilidad y calidad del servicio:
- AzSoft no será responsable por daños indirectos, incidentales, consecuentes, pérdida de beneficios, pérdida de datos o interrupciones del negocio que resulten del uso o la incapacidad de usar el Servicio.
- La responsabilidad total por cualquier reclamo se limitará al monto pagado por el Cliente a AzSoft durante los tres (3) meses inmediatamente anteriores al evento que dio lugar al reclamo.
- Esta limitación no aplica en casos de negligencia grave, fraude o violaciones deliberadas de estos términos.
II. Política de Privacidad
AzSoft actúa primariamente como un Procesador de Datos a nombre de las instituciones educativas (los Controladores de Datos). Estamos comprometidos con la protección de la privacidad y seguridad de todos los datos que procesamos.
7 Recolección y Uso de Datos
7.1. Datos Recolectados del LMS (Estudiantiles): Sincronizamos únicamente los datos necesarios para proporcionar el servicio:
- Datos de Identificación: Nombre completo, correo electrónico, número de identificación estudiantil
- Datos Académicos: Cursos matriculados, programa académico, nivel educativo
- Datos de Actividad: Último inicio de sesión, actividad en la plataforma, participación en foros
- Datos de Rendimiento: Notas, calificaciones, progreso en cursos, tareas completadas
7.2. Finalidad Exclusiva: Los Datos Estudiantiles se utilizan estricta y exclusivamente para:
- Proporcionar la Vista 360° del estudiante
- Ejecutar Flujos Automatizados de comunicación y seguimiento
- Generar Reportes de Retención y análisis para el Cliente
- Detectar patrones de riesgo de deserción
7.3. Datos de Administradores: Recolectamos información de los usuarios administradores del Cliente (Nombre, Correo, Rol, Departamento) únicamente para propósitos de soporte técnico, facturación y gestión de acceso a la plataforma.
7.4. No Compartimos con Terceros: Los datos del Cliente NUNCA son vendidos, compartidos o transferidos a terceros con fines comerciales o de marketing.
8 Base Legal para el Procesamiento
Procesamos los datos bajo las siguientes bases legales:
- Ejecución de Contrato: Para proporcionar los servicios contratados
- Obligación Legal: Para cumplir con regulaciones aplicables
- Interés Legítimo: Para mejorar el servicio y prevenir fraude
- Consentimiento: Cuando sea requerido por ley para ciertos tipos de procesamiento
III. Pagos y Cancelación
9 Estructura de Pagos
9.1. Facturación: Las tarifas se basan en el Plan de Precios seleccionado y se facturan de forma recurrente, por adelantado, según el ciclo elegido (mensual, trimestral o anual).
9.2. Métodos de Pago: Aceptamos tarjetas de crédito/débito, transferencias bancarias y otros métodos disponibles en la plataforma.
9.3. Impuestos: Todos los precios están sujetos a impuestos aplicables según la jurisdicción del Cliente.
9.4. Renovación Automática: Las suscripciones se renuevan automáticamente al final de cada período, salvo que el Cliente cancele con anticipación.
9.5. Ajustes de Precios: AzSoft puede ajustar los precios con 60 días de anticipación. El Cliente puede cancelar antes de que entre en vigor el nuevo precio.
10 Política de Cancelación
10.1. Cancelación por el Cliente: El Cliente puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde el panel de administración o contactando a soporte.
10.2. Efectividad: La cancelación es efectiva al final del ciclo de facturación vigente. No se realizan reembolsos parciales por períodos no utilizados.
10.3. Eliminación de Datos: Tras la cancelación definitiva, AzSoft procederá a la eliminación segura e irreversible de todos los Datos del Cliente en un plazo máximo de 90 días, salvo que exista una obligación legal de retención.
10.4. Exportación Previa: El Cliente tiene derecho a exportar todos sus datos antes de la cancelación. Después del período de gracia de 90 días, la recuperación no será posible.
10.5. Cancelación por Incumplimiento: AzSoft puede suspender o cancelar el servicio si el Cliente incumple estos Términos, con notificación previa de 15 días para remediar la situación.
11 Reembolsos
Ofrecemos garantía de satisfacción bajo las siguientes condiciones:
- Primeros 30 días: Reembolso completo si el Cliente no está satisfecho (solo para primer pago)
- Errores de facturación: Reembolso o ajuste según corresponda
- Interrupción prolongada del servicio: Crédito proporcional al tiempo de inactividad que exceda el SLA
IV. Seguridad y Notificación de Incidencias
12 Medidas de Seguridad Implementadas
12.1. Cifrado en Tránsito: Todos los datos se transmiten mediante protocolos seguros TLS 1.3 / SSL
12.2. Cifrado en Reposo: Los datos almacenados están cifrados con AES-256
12.3. Autenticación Multifactor (MFA): Disponible para todos los usuarios administrativos
12.4. Respaldos Automáticos: Backups diarios con retención de 30 días
12.5. Auditoría y Monitoreo: Registro de accesos y actividades sospechosas 24/7
12.6. Pruebas de Seguridad: Auditorías de seguridad y pruebas de penetración periódicas
13 Infraestructura y Ubicación de Datos
13.1. Centros de Datos: Los datos se alojan en centros de datos certificados (Tier III/IV) con infraestructura redundante y protección física.
13.2. Ubicación Regional: Priorizamos la ubicación de servidores en LATAM para garantizar baja latencia y cumplimiento regulatorio regional.
13.3. Subprocesadores: Utilizamos proveedores de infraestructura confiables y certificados. AzSoft notificará al Cliente sobre cualquier cambio significativo en subprocesadores, otorgando un período de 30 días para objeciones razonables.
13.4. Transferencias Internacionales: Si los datos requieren ser transferidos fuera de la región, se implementarán salvaguardas adecuadas conforme a las leyes aplicables.
14. Protocolo de Violación de Seguridad (Data Breach)
En el improbable caso de una violación de seguridad que afecte los datos del Cliente:
- AzSoft notificará al Cliente sin demora indebida y, cuando sea posible, dentro de las 72 horas posteriores a tener conocimiento del incidente
- La notificación incluirá: naturaleza de la violación, datos afectados, medidas tomadas y recomendaciones
- Proporcionaremos asistencia al Cliente para cumplir con sus obligaciones regulatorias de notificación
- Implementaremos medidas correctivas inmediatas para contener y remediar la violación
- Realizaremos un análisis post-incidente y compartiremos los hallazgos con el Cliente
15 Derechos del Titular de los Datos (ARCO)
El Cliente, como Controlador de Datos, es responsable de responder a las solicitudes de los estudiantes. AzSoft asistirá al Cliente para ejercer los siguientes derechos:
Acceso
Derecho a obtener copia de los datos personales
Rectificación
Derecho a corregir datos inexactos
Cancelación
Derecho a solicitar eliminación de datos
Oposición
Derecho a objetar ciertos procesamientos
Tiempo de respuesta: 15 días hábiles desde la solicitud
V. Nivel de Servicio (SLA)
16 Garantías de Disponibilidad
16.1. Objetivo de Disponibilidad: AzSoft se compromete a mantener una disponibilidad del servicio del 99.5% mensual (excluyendo mantenimiento programado).
16.2. Mantenimiento Programado: Se notificará con al menos 7 días de anticipación. Se realizará preferentemente en horarios de bajo tráfico.
16.3. Ventana de Mantenimiento: Máximo 4 horas mensuales para actualizaciones y mantenimiento.
16.4. Compensación por Incumplimiento:
- Disponibilidad entre 99.0% - 99.5%: 5% de crédito mensual
- Disponibilidad entre 98.0% - 99.0%: 10% de crédito mensual
- Disponibilidad menor a 98.0%: 25% de crédito mensual
17 Soporte Técnico
Canales de Soporte:
- Email: soporte@azsoftcr.com
- Chat en vivo (horario laboral)
- Portal de tickets
- Base de conocimiento y documentación
Tiempos de Respuesta:
- Crítico: 2 horas
- Alto: 8 horas
- Medio: 24 horas
- Bajo: 48 horas
VI. Ley Aplicable y Contacto
18 Jurisdicción y Ley Aplicable
Estos Términos se regirán e interpretarán de acuerdo con las leyes de la República de Costa Rica, sin considerar sus principios de conflicto de leyes.
Cualquier disputa, controversia o reclamo que surja de o en relación con estos Términos estará sujeto a la jurisdicción exclusiva de los tribunales competentes de San José, Costa Rica.
Resolución Alternativa: Las partes acuerdan intentar resolver cualquier disputa mediante negociación de buena fe antes de recurrir a procedimientos legales. Si lo anterior no resulta, se recurrirá a mediación antes de litigio.
19. Información de Contacto
Si tiene preguntas sobre estos Términos, la Política de Privacidad, o si necesita ejercer sus derechos, por favor contáctenos:
Razón Social
AzSoft CR
CRM Educativo
Ubicación
San José, Costa Rica
Oficial de Protección de Datos (DPO): Para consultas relacionadas con privacidad y protección de datos, contacte a privacidad@azsoftcr.com
20 Disposiciones Finales
Divisibilidad: Si alguna disposición de estos Términos se considera inválida o inaplicable, las disposiciones restantes permanecerán en pleno vigor y efecto.
Renuncia: La falta de ejercicio de cualquier derecho no constituye una renuncia a dicho derecho.
Acuerdo Completo: Estos Términos constituyen el acuerdo completo entre las partes y reemplazan todos los acuerdos anteriores.
Idioma: En caso de discrepancia entre versiones en diferentes idiomas, prevalecerá la versión en español.
Notificaciones: Todas las notificaciones legales se enviarán al correo electrónico registrado en la cuenta del Cliente.